Solution Zeendoc

GAGNEZ DU TEMPS ET DE L’ARGENT

Zeendoc est un outil unique sur le marché.

• Il traite les informations de votre société et vous permet de les retrouver de façon rapide et précise, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette mise à disposition se fait de façon totalement sécurisée.
• Vos informations, c’est-à-dire les données contenues dans l’ensemble des documents archivés ou actuels de votre entreprise, sur tous les supports imaginables (papier, email, pièce jointe, etc…) sont valorisées par Zeendoc.
• C’est aussi l’automatisation de vos tâches répétitives : génération d’écritures comptables, validation de facture fournisseurs, envoi de factures clients, comparaison d’écritures comptables ou bancaires, validation de notes de frais, etc. 
• Zeendoc vous accompagne dans la dématérialisation de vos échanges conformément aux législations : RGPD, Chorus Pro, Loi Macron, bulletin de paie électronique, signature électronique de contrats commerciaux.
• L’application Zeendoc lira l’ensemble de ces documents, les classera automatiquement et vous les restituera en un clic.

Ne cherchez plus vos documents.

Zeendoc fournit à ses clients une solution simple et efficace de stockage, de traitement, de recherche et de partage des informations.

ZEENDOC ET LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

Facture électronique : La dématérialisation des factures est devenue un enjeu pour les entreprises face à la prolifération et la complexité de gestion des documents.

QUE DIT LA LOI ?

Il existe trois modes de dématérialisation des factures :

• Facture papier ou PDF non signé. Dans ce cas, la piste d’audit est obligatoire. Elle repose sur des contrôles permanents et documentés mis en place afin d’établir le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
• Facture PDF signé par un certificat électronique RGS**. Dans ce cas, le certificat remplace la piste d’audit et permet d’obtenir, au regard de la loi, la même garantie qu’une signature manuscrite sur un document papier.  EDI (échange de données informatisées) sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant un traitement informatique et automatique.

QUELLE MÉTHODE CHOISIR ?

Zeendoc vous propose 2 alternatives afin de choisir la méthode la plus adaptée à votre entreprise.

La piste d’audit, Zeendoc crée automatiquement le lien entre vos documents.

• En s’appuyant sur des références communes, Zeendoc crée un « chaînage » qui vous permet d’accéder en un clic aux différents documents liés (bon de commande, bon de livraison, contrat de vente, facture).
• Vous créez ainsi un lien chronologique du processus de facturation, une « piste d’audit fiable » qui donnera une valeur légale à votre envoi électronique de facture.
• Signez électroniquement votre facture avec Zeendoc.
• Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS**, avant d’être envoyées à vos clients et archivées pendant 10 ans dans un espace à valeur probante chez CDC Arkinéo.
• Vous transmettez vos factures dématérialisées en toute conformité, facilement et rapidement, avec l’utilisation d’une signature électronique, vous n’êtes pas tenu de mettre en place des contrôles assurant la piste d’audit.

AVANTAGES ZEENDOC M

Gagnez du temps et réduisez vos coûts.

Zeendoc permet de généraliser l’envoi et l’archivage des factures électroniques aux clients, en quelques clics, en parfaite conformité avec la législation

La simplification de l’ensemble des processus.